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Zusammengefasst:

Ein PIM-System (Product Information Management) verwaltet technische Daten, Texte, Beschreibungen, kanalspezifische Inhalte, Bilder und Dokumente. Es konzentriert sich auf Produktdaten, nicht auf Kunden- oder Personaldaten. Bewegungsdaten wie Lagerbestände und Preise gehören oft nicht ins PIM-System, sondern ins ERP. Stammdaten, die sich nicht ändern, werden primär im ERP verwaltet. Technische Daten, Bilder und Dokumente können im PIM oder im DAM (Digital Asset Management) gespeichert werden. Texte und Beschreibungen werden im PIM erstellt und oft KI-unterstützt übersetzt. Die Kanalzuordnung und Multi-Domain Management erweitern die Funktionalität des PIM-Systems.

Im Detail

Bewegungsdaten

Bewegungsdaten werden aufgrund ihrer kontinuierlichen Veränderung als solche bezeichnet. Im Bereich der Produktdaten handelt es sich dabei typischerweise um Lagerbestände oder Preise.

Grundsätzlich gehören Bewegungsdaten nicht in ein PIM-System.

Die kontinuierliche Veränderung des Lagerbestands ist offensichtlich, und daher werden diese Daten nicht im PIM-System gespeichert. Sollten sie für den E-Commerce benötigt werden, werden sie direkt vom Warenwirtschaftssystem an das anfragende Zielsystem übermittelt.

Hinsichtlich der Preise kann zwischen Standardpreisen wie der UVP (unverbindliche Preisempfehlung), Netto- oder Bruttoverkaufspreisen und den Kundenpreisen unterschieden werden.

Die Standardpreise werden häufig im PIM-System gespeichert, da zahlreiche Zielsysteme diese Informationen benötigen und vom PIM-System versorgt werden.

Kundenpreise können, müssen jedoch nicht immer im PIM-System hinterlegt sein. Da die Verwaltung von Kundendaten im PIM-System oft vermieden wird, gestaltet es sich schwierig, kundenspezifische Preise darin abzubilden. Je individueller die Preise sind, desto weniger sinnvoll ist es, sie im PIM-System zu speichern.

Stammdaten

Bei Stammdaten handelt es sich um Daten, die alle Artikel haben, den sogenannten Datenstamm. Als Beispiel sind Artikelnummern, Bezeichnungen sowie logistische Daten wie Größen und Gewichte zu nennen.

Im Gegensatz zu den Bewegungsdaten ändern sich Stammdaten nicht.

In erster Linie werden Stammdaten im Warenwirtschaftssystem verwaltet. Das Ziel besteht darin, einen Artikel verkaufs- und handelsfähig zu machen. Daher liegt die Zuständigkeit beim Warenwirtschaftssystem und nicht beim PIM-System. Es gibt jedoch Unternehmen – in der Regel etwa 20 Prozent -, die die Artikelanlage im PIM-System durchführen und die Daten dann an das Warenwirtschaftssystem weiterleiten. In keinem Fall kann ein PIM-System die Geschäftsprozesse oder Funktionen eines Warenwirtschaftssystems ersetzen.

Technische Daten

Ganz pauschal werden die technischen Daten von Produkten im PIM-System verwaltet. Bei herstellenden Unternehmen kann es auch Konstruktionssysteme geben, in denen Teile der Informationen gehalten werden. Allerdings sind die Konstruktionsinformationen nicht immer identisch mit den Informationen, die aus dem PIM-System an die Kommunikationskanäle weitergegeben werden.

Technische Daten gehören in der Regel nicht ins Warenwirtschaftssystem. Dennoch finden sich diese Informationen häufig dort, meistens weil kein PIM-System vorhanden ist oder war.

Bilder

Bilder werden in der Regel nicht direkt im PIM-System gespeichert, sondern im DAM-System. Viele PIM-Systeme integrieren jedoch ein DAM-System, sodass beide Systeme aus Sicht des Kunden oft als ein PIM-System betrachtet werden. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, ein externes DAM-System an ein PIM-System anzubinden.

DAM-Systeme können Bilder verwalten, die nicht unbedingt mit Produkten in Verbindung stehen.

Ebenso erwähnenswert sind technische Zeichnungen. Die grafischen Rohbilder werden normalerweise mit Werkzeugen wie Adobe Illustrator erstellt und im Ordnersystem des Unternehmens abgelegt. Das pixelbasierte Derivat wird dann im DAM-System gespeichert und an die entsprechenden Kanäle weitergegeben.

Dokumente

Hier kommt es stark auf die Anforderungen und die vorhandene Infrastruktur des Kunden an. Im Allgemeinen können produktbezogene Dokumente im DAM-System abgelegt werden. Dabei handelt es sich jedoch in der Regel um geschlossene Dokumente, wie beispielsweise die Bedienungsanleitung als PDF. Offene Dokumente, wie die Bedienungsanleitung in Word oder InDesign, werden oft separat verwaltet.

Texte, Beschreibungen

Diese Texte werden in der Regel im PIM-System erstellt. Dabei können Texte in verschiedenen Längen verwaltet werden, um unterschiedliche Kundengruppen anzusprechen oder für verschiedene Zielkanäle angepasst zu werden. Derivate eines Textes können heutzutage bereits zu einem großen Teil mithilfe von KI generiert werden.

Übersetzungen

Bei wenigen Sprachen oder wenigen Inhalten, die übersetzt werden müssen, kann die Übersetzung im PIM-System durchgeführt werden. Je komplexer die Übersetzungen sind, desto wichtiger ist es jedoch, ein TMS (Translation Management System) zu nutzen. Oft befindet sich dieses nicht im eigenen Unternehmen, sondern wird von einem Übersetzungsdienstleister bereitgestellt.

Die Fähigkeit des PIM-Systems, Übersetzungen effektiv zu erstellen, ist ebenfalls entscheidend.

Immer häufiger werden Übersetzungen nicht mehr manuell, sondern mithilfe von KI erstellt und direkt ins PIM-System geladen.

Ein TMS kann auch dann sinnvoll sein, wenn im Unternehmen viele Inhalte übersetzt werden müssen, die keine PIM- oder Produktinhalte sind.

Kanalzuordnung

Ein PIM-System kennt die Produkte sowie die zugehörigen Daten und weiß, in welchem Kanal sie landen sollen oder bereits vorhanden sind. Diese Zuordnung wird teilweise vom Warenwirtschaftssystem gespeist, das über die Lagerverfügbarkeit steuert, ob ein Produkt verkauft wird, oder über eine Länder- oder Marktzuordnung (da nicht jedes Produkt in jedem Land verkauft werden darf), oder den EOL-Status (End of Life) eines Artikels kennt. Dies ist jedoch nur bei etwa 50 Prozent der Unternehmen der Fall. Ansonsten wird dies rein im PIM gesteuert.

MDM (Multi Domain Management)

Richtig, neben den direkten Eigenschaften eines Produkts gibt es weitere Themen oder Domänen, die mit PIM verbunden sind, aber über reine Produkteigenschaften hinausgehen. Ein gutes Beispiel hierfür sind Bilder und Dokumente, wie bereits erwähnt. Diese sind mit Produkten verknüpft, stellen jedoch eigenständige Objekte mit eigenen Eigenschaften dar.

Es gibt auch eine Vielzahl weiterer Domänen oder Objekte, die mit Produkten in Verbindung stehen, jedoch eigene Entitäten mit eigenen Eigenschaften sind. Die Idee besteht darin, diese Objekte separat zu verwalten, anstatt sie als Eigenschaften des Produkts zu behandeln. Dadurch wird vermieden, dass die Informationen zu einem bestimmten Objekt redundant an jedem einzelnen Produkt gepflegt werden müssen. Stattdessen wird das Objekt einmalig erstellt und kann dann von verschiedenen Produkten referenziert werden.

Hier sind einige Beispiele aus verschiedenen Branchen:

– DIN-Normen

– Marken

  • Ersatzteile

– Hersteller

– Waschinformationen

– Zertifikate

– Publikationen

– Ladengeschäfte (mit Bildern, Öffnungszeiten und Sortiment)

– Themenwelten

– Verpackungen, Umverpackungen

– usw.

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