PIM kostet nicht, PIM zahlt sich aus!

Die Frage nach den Kosten eines PIM-Systems ist zweifellos wichtig – genauer gesagt, sie ist die zweitwichtigste Frage. Die wichtigste Frage ist jedoch, wann und wie sich ein PIM-System rentiert.

Für Unternehmen ist diese Frage oft schwer zu beantworten, da neben offensichtlichen Einsparungen und Umsatzsteigerungen viele weitere Faktoren eine Rolle spielen, die auf den ersten Blick nicht erkennbar sind. Dies liegt daran, dass viele Arbeitsweisen bereits so lange unverändert angewendet werden, dass das erhebliche Potenzial eines PIM-Systems zur Vereinfachung und Beschleunigung dieser Prozesse nicht offensichtlich ist.

Ein gutes Beispiel hierfür ist die Verwaltung großer Datenmengen. Unternehmen, die viel mit Excel arbeiten, wünschen sich oft eine Verbesserung der Effizienz durch eine bessere Massenpflege. In Wirklichkeit arbeiten die meisten PIM-Systeme jedoch mit Vererbung, was bedeutet, dass die Notwendigkeit zur Massenpflege vollständig entfällt und damit auch der damit verbundene Aufwand.

Time to Market

Time to Market bezeichnet die Zeitspanne von der Produktidee bis zur Markteinführung. Projektauswertungen haben gezeigt, dass diese Zeitspanne beispielsweise von einem Monat auf eine Woche verkürzt werden kann. Dies wird durch mehrere Faktoren erreicht:

– Paralleles Arbeiten statt sequenzieller Datenweitergabe
– Sofortige Pflege von Informationen, sobald sie verfügbar sind, anstatt erst bei Bedarf
– Zentrale Datenpflege in einem System statt dezentraler Pflege und anschließender Zusammenführung
– Fehlererkennung und -behebung durch Qualitätssicherung und optimierte Prozesse, wodurch zeitaufwändige Korrekturen und Änderungen vermieden werden.

Übersetzungskosten

Die Übersetzungskosten können erheblich gesenkt werden, da Informationen zentral an einer Stelle gepflegt werden, wodurch Doppelübersetzungen vermieden werden. Zudem lassen sich Änderungen leichter identifizieren, sodass bereits übersetzte Inhalte nicht erneut übersetzt werden müssen.

Durch den Einsatz von KI können Übersetzungen, oder zumindest Vorübersetzungen, nahezu kostenneutral, vollautomatisiert und in Sekundenschnelle durchgeführt werden.

Conversion Rate

Die Conversion Rate kann durch höhere Warenkörbe um etwa 30 Prozent gesteigert werden. Dieser Durchschnittswert variiert jedoch stark je nach Branche und Zielgruppe (B2B oder B2C).

Durch die konsequente Pflege der Produktdaten können passende Zubehörteile sowie Cross-Sell- und Upsell-Angebote besser gesteuert werden, was auch dem Kunden einen höheren Mehrwert bietet.

KI zeigt zunehmend ihren Einfluss, indem sie Cross- und Upsell-Ergebnisse automatisch an Faktoren wie Region, Alter und Jahreszeit anpasst.

Pflegeaufwand Online-Shop und Portal

Ohne ein PIM-System entsteht erheblicher zusätzlicher Aufwand, um die Daten im Webshop oder in einem Portal erscheinen zu lassen. Dies liegt daran, dass kanalspezifische Daten manuell hinzugefügt werden müssen, wie beispielsweise andere Kategorien, technische Daten oder unterschiedlich lange Texte. Die Anpassung an die Anforderungen verschiedener Vertriebskanäle erfordert viel Zeit und Mühe, da jedes Detail individuell bearbeitet und angepasst werden muss. Diese manuelle Verarbeitung erhöht die Fehleranfälligkeit und führt zu Inkonsistenzen in den veröffentlichten Informationen. Ein PIM-System automatisiert und zentralisiert diese Prozesse, wodurch die Datenpflege effizienter und weniger fehleranfällig wird.

Pflegeaufwand Marktplätze

Ähnlich verhält es sich bei der Ausleitung auf Marktplätzen. Auch hier müssen die Daten umgebaut oder sogar manuell erfasst werden, da die erforderliche Datenstruktur oft nicht direkt bereitgestellt werden kann. Dies führt zu Verzögerungen beim Abverkauf auf diesen Plattformen und verursacht zusätzlichen manuellen Aufwand. Die Notwendigkeit, Daten für jeden Marktplatz individuell anzupassen, erhöht den Arbeitsaufwand erheblich und verlangsamt den Verkaufsprozess, wodurch potenzielle Umsätze verloren gehen können. Ein PIM-System könnte diese Herausforderungen durch die Bereitstellung einer einheitlichen und flexiblen Datenstruktur lösen, die sich leicht an verschiedene Marktplatzanforderungen anpassen lässt.

Erstellungsaufwand Preisliste und Datenblatt

Werden Produktinformationen in Preislisten oder auf Datenblättern dargestellt, gibt es ohne ein PIM-System oft keinen automatisierten Weg. Auch hier müssen die Daten mühsam erneut erfasst und aktuell gehalten werden. Dies führt häufig dazu, dass nicht für alle Produkte Datenblätter oder Übersetzungen in allen Sprachen bereitgestellt werden. Mit einem PIM-System hingegen können diese Aufgaben vollautomatisch, ad hoc und ohne manuellen Aufwand erledigt werden, wodurch die Verfügbarkeit und Aktualität der Produktinformationen erheblich verbessert wird. Ein PIM-System ermöglicht eine konsistente und effiziente Pflege sowie Verteilung der Produktdaten über alle Kanäle hinweg, was die Produktivität steigert und Fehler reduziert.

Regelmäßige Änderungsaufwände

War das Erstellen der Inhalte noch überschaubar, wird es bei Änderungen richtig komplex. Relevante Korrekturen müssen an allen Quellen und Zielsystemen nachgezogen werden, einschließlich aller manueller Transformationen. Oft werden Änderungen dann gar nicht oder nur verzögert umgesetzt. Neben dem hohen manuellen Aufwand führt dies dazu, dass fehlerhafte Informationen zu lange online bleiben. Ein PIM-System erleichtert diesen Prozess erheblich, da Änderungen zentral verwaltet und automatisch auf alle Kanäle und Systeme übertragen werden. Dies reduziert nicht nur den Aufwand, sondern stellt auch sicher, dass die Informationen stets aktuell und korrekt sind.

Doppelpflege

Es muss auch davon ausgegangen werden, dass Inhalte zwar vorhanden und gepflegt sind, der aktuelle Stand jedoch oft nicht bekannt oder nicht auffindbar ist. Dies führt zwangsläufig zu unnötiger Doppelpflege. Ohne ein zentrales System wie ein PIM-System besteht das Risiko, dass Mitarbeiter dieselben Informationen mehrfach bearbeiten oder aktualisieren, weil sie nicht wissen, dass die Daten bereits vorhanden sind oder wo sie diese finden können. Diese Doppelpflege verursacht nicht nur zusätzliche Arbeit und Kosten, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Inkonsistenzen in den Daten. Mit einem PIM-System wird sichergestellt, dass alle Inhalte zentral verfügbar und leicht zugänglich sind, wodurch Doppelpflege vermieden und die Datenqualität verbessert wird.

Suchaufwand

Ist kein zentrales System wie ein PIM-System vorhanden, in dem Informationen zentral gespeichert, durchsucht und sofort gefunden werden können, entsteht bei vielen Mitarbeitern im Unternehmen erheblicher Aufwand durch das bloße Suchen nach benötigten Informationen. Dieser Suchaufwand führt nicht nur zu Frustration und Zeitverlust, sondern auch zu ineffizienten Arbeitsprozessen. Mit einem PIM-System hingegen wird dieser Such-Frust sofort eliminiert, da alle relevanten Produktdaten zentral und leicht zugänglich sind. Dadurch können Mitarbeiter ihre Zeit produktiver nutzen und sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, was die Effizienz im gesamten Unternehmen steigert. Zudem verbessert ein zentrales System die Zusammenarbeit und Datenkonsistenz, da alle Mitarbeiter auf die gleichen, stets aktuellen Informationen zugreifen können.

Kosten für Rückläufer

Falsche, unvollständige oder nicht aktuelle Produktinformationen tragen erheblich zu Rückläufern bei. In manchen Branchen, wie der Fashion-Branche, spielen zwar auch andere Faktoren eine Rolle, aber Studien zeigen, dass allein fehlerhafte Produktdaten für 20% der Retouren verantwortlich sind – ein Problem, das durch ein PIM-System vermieden werden könnte. Die Kosten für Rückläufer setzen sich aus den Rücknahmekosten, durchschnittlich 10 Euro pro Rücksendung, und dem möglichen Verlust des Produkts zusammen. Noch gravierender ist jedoch, dass unzufriedene Kunden beim nächsten Mal möglicherweise bei einem Mitbewerber kaufen. Ein PIM-System hilft, diese Probleme zu minimieren, indem es sicherstellt, dass Produktinformationen korrekt, vollständig und aktuell sind.

Weniger Pflegeaufwand bei Exporten

Neben den Schnittstellen zu Zielsystemen gibt es in der Regel zahlreiche weitere Exporte, die sowohl intern als auch extern genutzt werden. Diese Exporte werden oft manuell oder teilweise manuell erstellt, was zusätzlichen Aufwand und Fehlerquellen mit sich bringt. Ohne ein zentrales System wie ein PIM-System müssen Mitarbeiter diese Daten manuell aufbereiten, aktualisieren und verteilen, was zeitaufwändig und ineffizient ist. Mit einem PIM-System können diese Exporte automatisiert und standardisiert werden, wodurch die Datenqualität verbessert und der manuelle Aufwand erheblich reduziert wird. Dies führt zu effizienteren Arbeitsabläufen und stellt sicher, dass alle Beteiligten stets auf aktuelle und konsistente Informationen zugreifen können.

Wie geht es jetzt weiter?

Wenn Du ein PIM-System sehen möchtest, können wir Dir gerne eine Demo geben. Mindestens sollte man eine Stunde einplanen, es gibt viel zu zeigen aber bestimmt auch viele Fragen. rnrnOder du hast einfach noch zu viele Fragen, dann sprich mit einem unserer PIM-Consultants. Dann können wir ausarbeiten, ob PIM für deine Herausforderungen und zum aktuellen Zeitpunkt der richtige Schritt ist. rnrnHast Du ein PIM-Projekt konkret vor Augen, können wir auch gerne über das Projekt, die Software, due Aufgaben und den Scope sprechen.

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Fragen? Dann fragen!

Interne Aufwände in PIM-Projekten umfassen die Definition von Anforderungen, Workshops, Test und Abnahme, Migration und Datenqualität, Schnittstellen, Konfiguration, Go Live und Projektleitung. Der Aufwand variiert je nach Projektgröße und spezifischen Anforderungen, sollte jedoch sorgfältig geplant werden, um den Projekterfolg zu gewährleisten.

Marc Kulow berät zu PIM-Lösungen, egal ob PIM-Integration, PIM-Upgrade oder allgemeines PIM-Projektmanagement.

Marc Kulow

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