PIM TCO
(Total Cost of Ownership)

Die Vorbereitung eines PIM-Projekts erfordert interne Aufwände, wie die Aufnahme der Anforderungen aller Stakeholder, die strukturierte und konsolidierte Erfassung von fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen sowie ein vollständiges Bild der aktuellen Prozesse, Systemlandschaft und des Nutzungsgrades der Produktveredelung.

Bei der Systemauswahl für ein PIM-Projekt können Kosten entstehen, wenn ein externer Berater hinzugezogen wird. Die Kosten für die Anbieterpräsentationen selbst sind in der Regel nicht vorhanden. Wenn jedoch ein externer Berater die Systemauswahl begleitet oder durchführt, können Kosten für die gleichen Aspekte anfallen, die auch bei den internen Aufwänden zu berücksichtigen sind, wie zum Beispiel die Aufnahme der Anforderungen, die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und die Bewertung der Angebote.

Die Teilnahme an Workshops stellt einen nicht unerheblichen Aspekte der internen Aufwände dar. Es hängt stark von der Anzahl der Teilnehmer ab, in der Regel sind es drei bis fünf und natürlich an der Menge der Workshops.

Ebenfalls ein signifikanter Aufwandsaspekt sind die Migrationsaufwände. Dies können jedoch sehr schwer im Vorfeld ermittelt werden, da sie davon abhängen, wie weit das aktuelle Datenmodell und Datenqualität von dem abweicht, was man erreichen will. Dies kann erst valide geschätzt werden, wenn das zukünftige Datenmodell grob umrissen und der aktuelle Datenstand analysiert wurde.

Auch Schulungen sind zu beachten, wobei sie einen geringen Teil des Aufwands ausmachen.

Bei der Betrachtung der externen Kosten für die Implementierung von PIM sind sowohl die Softwarekosten als auch die Implementierungskosten zu berücksichtigen.

Die Softwarekosten umfassen in der Regel die Lizenzkosten, die den größten Anteil ausmachen. Es ist jedoch auch möglich, dass während der Projektlaufzeit Update- oder Supportkosten anfallen. Daher sollte geklärt werden, ob diese Kosten notwendig sind und ob sie in den Implementierungskosten berücksichtigt wurden.

Die Implementierungskosten setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, wie zum Beispiel der Erstellung des Datenmodells, der Definition der Prozesse und der Systemkomponenten, dem Aufbau der Schnittstellen, Schulungen und gegebenenfalls der Erstellung von Datenblättern oder Print-Katalogen. Hierbei kann die Menge und Komplexität der Schnittstellen von Projekt zu Projekt sehr stark variieren.

Zwischen 15% und 20% der externen Kosten sollten für das Projektmanagement eingeplant werden.

Der Aufbau der Schnittstellen ist ebenfalls ein wichtiger Faktor für den externen Aufwand. Hierbei ist insbesondere die Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem zu erwähnen, sowie die Export-Schnittstellen, beispielsweise zum Webshop oder zu den Marktplätzen. Die Menge und Komplexität der Schnittstellen kann von Projekt zu Projekt sehr stark variieren.

Auch Schulungen sollten bei der Kalkulation der Kosten berücksichtigt werden, auch wenn sie keinen großen Aufwandsposten darstellen.

Gegebenenfalls müssen auch noch Datenblätter oder Print-Kataloge erstellt werden.

Zu guter Letzt sollten zwischen 15% und 20% der externen Kosten für das Projektmanagement eingeplant werden.

Bei der Betrachtung der internen Aufwände für ein PIM-System sollten die Tätigkeiten des Content-Administrators berücksichtigt werden. Diese Person ist für die Verwaltung des Systems aus inhaltlicher Sicht zuständig und ist nicht mit dem System-Administrator oder dem PIM-Owner zu verwechseln.

Eine weitere wichtige Rolle, die jedoch einen geringeren Aufwand verursacht, ist die des PIM-Owners. Diese Person oder Personengruppe trifft Entscheidungen zu aktuellen und zukünftigen Themen rund um das Produktinformationsmanagement, einschließlich des Anforderungsmanagements.

Für die langfristige Planung müssen die Lizenzkosten kontinuierlich berücksichtigt werden. Zusätzlich sollten auch die Kosten für Software-Updates, die in der Regel Testaufwände beinhalten, eingeplant werden. Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Supportaufwand für technische Fragen und Bugs, der ebenfalls in die Kalkulation einbezogen werden muss.

Falls die Software gehostet wird, müssen zusätzliche Kosten hierfür eingeplant werden.