Die Gesamtkosten realistisch einschätzen

TCO (Total Cost of Ownership) bezieht sich auf die Gesamtkosten eines IT-Projekts, einschließlich aller direkten und indirekten Kosten, die über die gesamte Lebensdauer des Projekts anfallen. Eine umfassende und realistische TCO-Betrachtung ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Kosten berücksichtigt werden und das Projektbudget nicht überschritten wird. Ein externer Berater kann helfen, eine unabhängige und objektive TCO-Betrachtung durchzuführen und sicherzustellen, dass alle relevanten Kostenfaktoren berücksichtigt werden, insbesondere in der frühen Phase Y1 eines Projekts.

Vorbereitung

Die Vorbereitung eines PIM-Projekts erfordert interne Aufwände, wie die Aufnahme der Anforderungen aller Stakeholder, die strukturierte und konsolidierte Erfassung von fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen sowie ein vollständiges Bild der aktuellen Prozesse, Systemlandschaft und des Nutzungsgrades der Produktveredelung.

Interne Aufwände

Die Vorbereitung eines PIM-Projekts erfordert interne Aufwände, wie die Aufnahme der Anforderungen aller Stakeholder, die strukturierte und konsolidierte Erfassung von fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen sowie ein vollständiges Bild der aktuellen Prozesse, Systemlandschaft und des Nutzungsgrades der Produktveredelung.

 

Bei der Systemauswahl für ein PIM-Projekt können externe Kosten entstehen, wenn ein externer Berater hinzugezogen wird. Die Kosten für die Anbieterpräsentationen selbst sind in der Regel nicht vorhanden. Wenn jedoch ein externer Berater die Systemauswahl begleitet oder durchführt, können Kosten für die gleichen Aspekte anfallen, die auch bei den internen Aufwänden zu berücksichtigen sind, wie zum Beispiel die Aufnahme der Anforderungen, die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und die Bewertung der Angebote. Zu beachten ist auch, dass der Software-Hersteller nicht automatisch auch der Implementierungspartner ist und daher dieser separat ausgewählt werden muss.

Externe Kosten

Bei der Systemauswahl für ein PIM-Projekt können Kosten entstehen, wenn ein externer Berater hinzugezogen wird. Die Kosten für die Anbieterpräsentationen selbst sind in der Regel nicht vorhanden. Wenn jedoch ein externer Berater die Systemauswahl begleitet oder durchführt, können Kosten für die gleichen Aspekte anfallen, die auch bei den internen Aufwänden zu berücksichtigen sind, wie zum Beispiel die Aufnahme der Anforderungen, die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und die Bewertung der Angebote.

Implementierung

Die Implementierung nimmt nachvollzielbar den größten Anteil des Aufwand ein. Ein Pauschalwert kann nicht angegeben werden, dafür sind die Projekte zu unterschiedlich. Im absoluten Minimum sollte man mit einem Gesamtaufwand von 50 Personentagen (interner und externer Aufwand) rechnen, ein wirkliches Maximum gibt es nicht, aber mit 500 Personentagen sind ca. 80 Projekt der Projekte abgedeckt.

Interne Aufwände

Die Teilnahme an Workshops stellt einen nicht unerheblichen Aspekte der internen Aufwände dar. Es hängt stark von der Anzahl der Teilnehmer ab, in der Regel sind es drei bis fünf und natürlich an der Menge der Workshops.

Ebenfalls ein signifikanter Aufwandsaspekt sind die Migrationsaufwände. Dies können jedoch sehr schwer im Vorfeld ermittelt werden, da sie davon abhängen, wie weit das aktuelle Datenmodell und Datenqualität von dem abweicht, was man erreichen will. Dies kann erst valide geschätzt werden, wenn das zukünftige Datenmodell grob umrissen und der aktuelle Datenstand analysiert wurde.

Auch Schulungen sind zu beachten, wobei sie einen geringen Teil des Aufwands ausmachen.

Neben Schulungen, Installation und Integration ist auch das Change Management ein wichtiger Faktor bei der Implementierung von PIM. Dabei geht es darum, die Arbeitsweisen der Mitarbeiter zu berücksichtigen, ihre Fragen zu klären und technische Randbedingungen zu beachten, um eine reibungslose Nutzung von PIM zu gewährleisten.

Moderne PIM-Systeme erfordern zudem eine hohe Konfiguration, die oft auch von den Unternehmen selbst durchgeführt wird. Dieser Trend nimmt stetig zu. Die Beteiligung der Unternehmen an der Konfiguration des Systems kann den Go-Live vereinfachen, den Schulungsaufwand reduzieren und die externen Projektkosten senken.

Externe Software-Kosten

Bei der Betrachtung der externen Kosten für die Implementierung von PIM sind sowohl die Softwarekosten als auch die Implementierungskosten zu berücksichtigen.

Die Softwarekosten umfassen in der Regel die Lizenzkosten, die den größten Anteil ausmachen. Es ist jedoch auch möglich, dass während der Projektlaufzeit Update- oder Supportkosten anfallen. Daher sollte geklärt werden, ob diese Kosten notwendig sind und ob sie in den Implementierungskosten berücksichtigt wurden.

Die Implementierungskosten setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, wie zum Beispiel der Erstellung des Datenmodells, der Definition der Prozesse und der Systemkomponenten, dem Aufbau der Schnittstellen, Schulungen und gegebenenfalls der Erstellung von Datenblättern oder Print-Katalogen. Hierbei kann die Menge und Komplexität der Schnittstellen von Projekt zu Projekt sehr stark variieren.

Zwischen 15% und 20% der externen Kosten sollten für das Projektmanagement eingeplant werden.

Externe Dienstleistungs-Kosten

Bei der Kalkulation der Implementierungskosten für ein PIM-System gibt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen:

Zunächst ist die Erstellung eines tragfähigen Datenmodells von großer Bedeutung. Hierbei geht es nicht darum, ein bestehendes, gewachsenes und teilanaloges Datenmodell einfach in das PIM-System zu übertragen. Vielmehr muss ein Konstrukt geschaffen werden, das die Pflege, Beschleunigung und Fehlerrobustheit des Systems gewährleistet.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Definition der Prozesse sowie der Aufbau der relevanten Systemkomponenten. Dazu gehören beispielsweise Workflows, Benutzerverwaltung, Dashboards und das User Interface.

Der Aufbau der Schnittstellen ist ebenfalls ein wichtiger Faktor für den externen Aufwand. Hierbei ist insbesondere die Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem zu erwähnen, sowie die Export-Schnittstellen, beispielsweise zum Webshop oder zu den Marktplätzen. Die Menge und Komplexität der Schnittstellen kann von Projekt zu Projekt sehr stark variieren.

Auch Schulungen sollten bei der Kalkulation der Kosten berücksichtigt werden, auch wenn sie keinen großen Aufwandsposten darstellen.

Gegebenenfalls müssen auch noch Datenblätter oder Print-Kataloge erstellt werden.

Zu guter Letzt sollten zwischen 15% und 20% der externen Kosten für das Projektmanagement eingeplant werden.

Betrieb

Nachdem die Implementierung abgeschlossen ist, geht das PIM-Projekt in den Betriebsmodus über. Es ist wichtig zu betonen, dass die Einführung von PIM nicht nur eine Software-Implementierung ist, sondern ein kontinuierlicher Prozess der Unternehmensoptimierung. Daher sollten auch nach Abschluss des Projekts interne und externe Ressourcen für das Thema Produktinformationsmanagement bereitgestellt werden, um sicherzustellen, dass das System kontinuierlich verbessert und aktualisiert wird.

Interne Aufwände

Bei der Betrachtung der internen Aufwände für ein PIM-System sollten die Tätigkeiten des Content-Administrators berücksichtigt werden. Diese Person ist für die Verwaltung des Systems aus inhaltlicher Sicht zuständig und ist nicht mit dem System-Administrator oder dem PIM-Owner zu verwechseln.

Eine weitere wichtige Rolle, die jedoch einen geringeren Aufwand verursacht, ist die des PIM-Owners. Diese Person oder Personengruppe trifft Entscheidungen zu aktuellen und zukünftigen Themen rund um das Produktinformationsmanagement, einschließlich des Anforderungsmanagements.

 

 

Auch die Aufwände für Schulungen sollten langfristig berücksichtigt werden, auch wenn sie nicht signifikant sind. Hierbei geht es sowohl um die Schulung neuer Mitarbeiter als auch um die Einführung neuer Software-Funktionen.

Wenn die Software gehostet wird, müssen zusätzliche Kosten für den Hosting-Service berücksichtigt werden. Dauerhaft sind auch die Lizenzkosten und die Kosten für Software-Updates (einschließlich Testaufwände) zu berücksichtigen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Supportaufwand für technische Fragen und Bugs, der ebenfalls in die Kalkulation einbezogen werden muss.

Externe Software-Aufwände

Für die langfristige Planung müssen die Lizenzkosten kontinuierlich berücksichtigt werden. Zusätzlich sollten auch die Kosten für Software-Updates, die in der Regel Testaufwände beinhalten, eingeplant werden. Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Supportaufwand für technische Fragen und Bugs, der ebenfalls in die Kalkulation einbezogen werden muss.

Falls die Software gehostet wird, müssen zusätzliche Kosten hierfür eingeplant werden.

Externe Dienstleistungs-Aufwände

Um ein kontinuierliches Thema wie PIM (Product Information Management) langfristig erfolgreich zu gestalten, ist es empfehlenswert, kontinuierlich Kontakt zu einem kompetenten Partner zu halten und zu nutzen. Auf diese Weise können neue Impulse und Best Practices aufgenommen werden, um stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

In der Regel kommen nach dem Initialprojekt weitere Schnittstellen bzw. Systemanbindungen hinzu, die berücksichtigt werden müssen. Zudem sollte ein Supportaufwand für technische Fragen und Bugs einkalkuliert werden, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Wie geht es jetzt weiter?

Wenn Du ein PIM-System sehen möchtest, können wir Dir gerne eine Demo geben. Mindestens sollte man eine Stunde einplanen, es gibt viel zu zeigen aber bestimmt auch viele Fragen. rnrnOder du hast einfach noch zu viele Fragen, dann sprich mit einem unserer PIM-Consultants. Dann können wir ausarbeiten, ob PIM für deine Herausforderungen und zum aktuellen Zeitpunkt der richtige Schritt ist. rnrnHast Du ein PIM-Projekt konkret vor Augen, können wir auch gerne über das Projekt, die Software, due Aufgaben und den Scope sprechen.

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Fragen? Dann fragen!

Interne Aufwände in PIM-Projekten umfassen die Definition von Anforderungen, Workshops, Test und Abnahme, Migration und Datenqualität, Schnittstellen, Konfiguration, Go Live und Projektleitung. Der Aufwand variiert je nach Projektgröße und spezifischen Anforderungen, sollte jedoch sorgfältig geplant werden, um den Projekterfolg zu gewährleisten.

Marc Kulow berät zu PIM-Lösungen, egal ob PIM-Integration, PIM-Upgrade oder allgemeines PIM-Projektmanagement.

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