PIM vs. Excel

Excel ist ein nützliches Werkzeug für viele Büroaufgaben, doch es stößt schnell an seine Grenzen, wenn es als PIM-System genutzt wird. Viele Unternehmen nutzen Excel für das Produktinformationsmanagement, was zu erheblichen Einschränkungen führen kann. Hier sind die wichtigsten Gründe, warum Excel keine adäquate Lösung für PIM ist und wie ein dediziertes PIM-System die Probleme lösen kann.

Die Excel-Kenntnisse der Anwender variieren stark. Ohne prozessgesteuerte Abläufe sind nicht-Excel-Experten schnell überfordert. Zudem führen komplexe Makros und Funktionen zu weiteren Problemen, da nicht alle Anwender diese beherrschen oder korrekt anwenden können, was zu inkonsistenten Daten führt.

Excel-Dateien werden oft dezentral gespeichert, was zu verschiedenen Versionen derselben Daten führt. Diese dezentrale Speicherung erhöht das Risiko, mit veralteten oder falschen Daten zu arbeiten, da es keine zentrale Datenquelle gibt, die immer aktuell ist.

Excel unterstützt keine gesicherten Prozesse oder Bearbeitungsstatus für Produkte. Zwar lassen sich Statusfelder oder farbige Markierungen verwenden, doch sind diese nicht mit den Daten verknüpft. Ein Produkt kann als freigegeben markiert sein, aber dennoch weiter verändert werden. Rollen und Berechtigungen sind ebenfalls kaum umsetzbar.